L’indispensable outil de gestion des sites web ambitieux ?

Résumé: Les outils de “web content management” permettent de résoudre la plupart des problèmes de production liés aux sites web tout en jetant un pont entre les différents supports de diffusion de l’information. Mais l’engouement dont bénéficient ces logiciels ne doit pas faire oublier que leur déploiement reste difficile et que leur marché est très mouvant. Ces logiciels devraient à moyen terme avoir un impact dépassant de loin la problématique de l’internet, tant au sein des systèmes d’information des entreprises que sur chaque poste de travail.

Les outils de Web Content Management (gestion de contenus web, également appelés content management systems) connaissent actuellement un fort engouement. Peu de projets Internet d’envergure sont envisagés aujourd’hui sans que le recours à ces logiciels ne soit étudié. Qu’apportent ils ? Quels sont leurs points forts, leurs points faibles, où en est le marché, quel avenir se dessine ?


Les nombreux inconvénients des sites statiques classiques

Les premiers sites web ont été édités par des équipes de passionnés utilisant majoritairement des éditeurs HTML (dreamweaver, frontpage, voire le bon vieux note pad, etc…) pour créer des pages. A cette époque héroïque où le webmestre était l’homme à tout faire du site, les fonctions de création, ainsi que de maintenance, ont été souvent confondues. Si la première catégorie de tâches est souvent gratifiante et a permis à de nombreux individus de s’affirmer, la seconde est vite apparue comme une tâche fastidieuse, sans réelle valeur ajoutée, mais très chronophage et plaçant le webmestre dans la délicate position de goulot d’étranglement de la production du site.

De plus, la gestion de pages statiques pose rapidement de nombreux problèmes techniques dès que le site devient un peu important :

* Tenue à jour des liens amont et aval des pages délicate
* Obligation de ressaisir les contenus publiés à plusieurs endroits par de fastidieuses opérations de copier-coller, d’où des risques d’erreur
* (par exemple, un grand constructeur d’informatique a vu affluer des commandes d’ordinateurs portables à 20$ suite à une erreur de copier-coller d’un webmestre ! le contentieux fut paraît-il difficile à gérer…)
* Outils de gestion de la qualité de l’information (workflows, certificats de validité) peu efficaces voire inexistants.
* Difficultés pour réorganiser le site, pour faire évoluer son architecture.
* Outils de base (éditeurs HTML) trop difficiles à utiliser par des utilisateurs moyens, rendant illusoire la délégation de la production des pages aux détenteurs d’information.

Pour répondre à ces difficultés, deux approches ont été développées :

1. La première (chronologiquement) a consisté à organiser les sites à travers des bases de données reliées aux pages par des scripts (morceaux de programmes) programmés en perl, en php, en asp, etc… cette approche, toutefois, manque souvent de souplesse et requiert de gros travaux de codage dès que de grosses modifications à un site sont décidées.
2. La seconde, suite logique de la précédente, a donné naissance à des logiciels permettant à des utilisateurs normaux de produire le contenu des pages à travers un navigateur internet, le codage de ces contenus vers le site internet étant entièrement automatisé. Ces logiciels, dont vignette fut le précurseur, ont donné naissance au concept de “content management” (CM) pour le web. Voyons à quel objet précis ces outils répondent et quelles en sont les caractéristiques.

Objectifs du Web Content Management, caractéristiques fonctionnelles principales

Les outils de web content management ont pour objectifs principaux de:

* Permettre à n’importe quel agent d’une structure de mettre en ligne de l’information sans difficulté technique. A cette fin, la personne se contente de saisir des contenus, généralement via un formulaire web, et ne se préoccupe d’aucune question de mise en forme ou de navigation. Ainsi, le site est recentré sur son contenu, et le pouvoir y appartient aux détenteurs d’information et non aux techniciens.
* Permettre une gestion automatisée des liens amont et aval d’une page, notamment en cas de suppression d’une page.
* Fournir des auxiliaires de gestion de la qualité de l’information : suivi des versions, validation, retour en arrière, durée de vie limitée, archivage automatique, etc…
* Permettre à une information saisie une fois d’être publiée en plusieurs endroits de façon synchrone, ce qui facilite les échanges entre sites partenaires.
* Uniformiser les gabarits et les principes de navigation tout au long du site, et changer très facilement tout élément graphique ou ergonomique.
* Améliorer le travail du moteur de recherche interne du site.
* etc…

XML, la base du CM - Pour y parvenir, les systèmes de CM utilisent une technologie de codage des données incontournable, le XML, dérivée des techniques de gestion de l’information du monde de la Gestion Électronique documentaire, qui permet de séparer contenus, forme, et données d’exploitation (ou “méta-données”). Lorsque le producteur introduit un nouveau contenu dans le système, il doit répondre à quelques questions en bon français sur ce contenu : à quelle catégorie appartient-il ? A-t-il une date de péremption ? de quel type d’article s’agit il ? Quel est le public prioritaire ? etc… Les réponses à ces questions constituent les métadonnées, dont le rouage essentiel du logiciel de CM, à savoir le “moteur de règles”, va se servir pour automatiquement créer la page avec le bon gabarit, et placer les liens amont nécessaires dans les pages destinées à la navigation.

Exportation “Omni-média” - Afin de rendre les pages XML lisibles sur de multiples supports, des programmes simples vont permettre de transformer ces pages en HTML (visibles par un navigateur), ou, si c’est nécessaire, en PDF, en postcript, en RTF (traitement de texte), en WML (pour les téléphones WAP), en Xpress, etc… Pour chaque support, il sera possible d’appliquer une charte graphique différente, ou de diffuser un contenu sous des chartes multiples pour plusieurs sites différents. Cette possibilité est parfois plus théorique que réelle, beaucoup d’outils de CM se révélant assez peu performant en exportation “hors web” des contenus.

Connexion aux bases de données “métier” de l’entreprise - Le CM (qui gère l’ensemble des pages du site comme une base de données) est en général associé à un “serveur d’application”. Ce logiciel sert à interfacer les pages qui le nécessitent avec les bases de données “métier” (par exemple, le catalogue des produits) de l’entreprise. Pour ajouter à la confusion, certains logiciels de CM intègrent leur propre serveur d’application, alors que d’autres sont clairement séparés.

Les avantages opérationnels du CM

Lorsqu’une solution de CM est correctement mise en œuvre (nous verrons plus loin que cela n’est pas toujours facile), les avantages suivants peuvent être espérés :

Productivité de la fabrication des sites - En déconcentrant la production des contenus vers l’échelon détenteur des informations, via des outils très simples, on supprime de nombreuses manipulations fastidieuses de fichiers et des échelons intermédiaires à faible valeur ajoutée. Le coût par unité d’information produite baisse alors sensiblement.

Qualité des informations - Les informations mises en ligne peuvent suivre un circuit de validation qui réduit les risques d’erreur de publication. Mais surtout, la normalisation des gabarits de pages, de la navigation, le suivi de la validité dans le temps des pages, et l’automatisation de la gestion des liens sont une garantie de qualité supérieure du résultat final, et donc d’une meilleure expérience utilisateur, facteur bénéfique pour l’audience du site.

Multidiffusion, mutualisation - comme on l’a vu plus haut, le CM permet de saisir l’information une fois et de la diffuser sur plusieurs sites, sur plusieurs canaux. Il permet en outre à plusieurs structures de répliquer facilement des structures de sites identiques et d’alimenter ces squelettes avec des informations tantôt communes, tantôt spécifiques. Bref, le CM autorise la création d’espaces d’information partagées et mutualisées, en intranet ou en extranet. Le web Content management est donc la brique de base d’une autre application en vogue, le “Knowledge management” ou KM.

Souplesse - La séparation des gabarits de page et des contenus permet très souplement de modifier l’ergonomie d’un site en surface ou en profondeur, sur toutes les pages, de façon simultanée, en quelques minutes. Les bons outils de CM permettent facilement de créer des prototypes, de les comparer au site existant, et ainsi d’améliorer le site par une démarche itérative.

Qualité perçue du travail à accomplir - Les producteurs d’information voient rapidement le résultat de leur travail en ligne, alors que l’administrateur du site, débarrassé des corvées de conversion HTML, peut se concentrer sur des tâches plus nobles : la satisfaction des différents intervenants du site est généralement améliorée.

Evolutivité, potentialités - le CM, couplé à d’autres produits, permet des évolutions intéressantes des sites concernés, moyennant il est vrai une hausse de la complexité de l’ensemble: Logiciels de personnalisation de contenus (CRM), de Knowledge Management (KM, cf. plus haut), de groupware pour gérer des communautés, etc… Certains éditeurs proposent d’ailleurs des offres groupées dans ces domaines.

On voit donc que les avantages théoriques de la gestion d’un site par système de CM sont nombreux. Malheureusement, entre l’idéal et la réalité, le fossé est parfois important. Voyons quelles sont les difficultés qui se rencontrent parfois sur les projets de Web CM.

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